mandag den 4. april 2011

Bæredygtig kommunikation fremtidssikrer virksomheder med ”kolde hænder”

83% af de største danske virksomheder og 48% af de mindste siger, de arbejder med bæredygtighed og samfundsansvar. Men samtidig siger de fleste virksomheder, at de mangler kompetencer og værktøjer til at arbejde systematisk og strategisk med bæredygtigheden. Ved at indføre ”bæredygtig kommunikation” får virksomheder, der lever af administration, kundeservice, kommunikation, marketing, PR o. lign., et navigationsværktøj til en strategisk bæredygtighedsindsats - og samtidig opkvalificerer de medarbejderne i miljø, etik og socialt ansvar.

De færreste virksomheder stiller i dag spørgsmålstegn ved, at fremtidens dagsorden bliver præget af indsatser på både miljøområdet og inden for etik og socialt ansvar. Bæredygtighedsbegrebet forener disse indsatser med den merkantile snusfornuft, der er nødvendig for at gøre indsatsen rentabel og udvikle forretningen. Det er derfor ikke overraskende, at de fleste virksomheder gerne vil arbejde med bæredygtighed. De fleste ved bare ikke, hvordan de gør det systematisk, og hvordan de får flettet bæredygtigheden ind i kerneforretningen.

Kommunikationsbutikkens koncept for bæredygtig kommunikation retter sig mod de virksomheder, hvor en stor del af medarbejderne er beskæftiget med - eller en stor del af omsætningen kommer fra - ”kontorarbejde”. Konceptet kommer hele vejen rundt om disse skrive/tænke/formidlings-opgaver med overskriften ”kommunikation”.

1. Produktionen af kommunikation
Her tænkes især på det egentlige kommunikationsarbejde – web, informationsmaterialer, reklamer, kampagner osv. Dette arbejde involverer ofte mange interne og eksterne interessenter og er meget tidskrævende. Samtidig er det meget synligt for omverdenen og derfor meget følsomt. I det bæredygtige koncept skal produktionen af kommunikation både være grønnere, mere etisk og mere økonomisk fornuftig. Overskrifterne er:

• Optimering – fx via LEAN
• Kvalitetssikring – via egne systemer eller kvalitetsledelse
• Minimering – skær overflødige produkter væk

Her sikres det, at man ikke spilder tiden, at der er flow i produktionen, og at man ikke begår fejl, så kommunikationsprodukterne skal laves om eller ikke er gode nok.

• Stress: Produktionen skal foregå på en måde, der ikke stresser. Hver 3. dansker har oplevet stress, og det gælder ikke mindst kontoransatte. Stressende elementer kan være e-mails, telefoner, snak, korte deadlines, uproduktive samarbejder osv.
• Miljøcertificering: Sikrer virksomheden, at den indarbejder grønne vaner i produktionen. Det kan fx være energibesparelser, når man bruger computeren, eller at man sparer på vand, transport og papir og andre materialer i produktionen.

2. Selve det kommunikative udtryk
Det kommunikative udtryk går gennem alle virksomhedens skriftlige og digitale materialer – både i billede og tekst – og det inkluderer også den måde, medarbejderne taler til hinanden på. Det er altså en form, der beherskes af alle medarbejdere i virksomheden!
En kommunikation, der er bæredygtig, er derfor præget af en række dyder, som har med etik, miljø og professionel forretning at gøre:

• Anerkendende – så ingen føler sig trådt over tæerne
• Dokumenterende – så man sikrer, at man kan bevise, det man påstår, og ikke ”oversælger”
• Genbrugsmaterialer – så man er med til at spare ressourcer
• Enkel og konkret – så alle forstår den
• Imødekommende – så man inviterer til samarbejde og kontakt

3. Brugen af kommunikation

Både medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere er brugere af virksomhedens kommunikation. Bæredygtig brug af kommunikation indebærer, at man værdsætter kommunikationen og dem, der skal bruge den. Det vil sige:

• Genbruger/bruger så længe som muligt
• Affaldshåndterer rigtigt
• Sparer på kommunikationen
• Respekterer (for)brugere – fx undgår spam, skjult tracking og skjult reklame
• Ikke stresser brugerne – fx undgår overinformation, eller kommunikation der presser brugerne (fx mødeindkaldelser eller opgaver udsendt i mails)
• Støtter sociale projekter, når man bruger kommunikation (fx når man køber billeder og film)

4. Samarbejde om kommunikation

Samarbejdet udadtil er det mest interessante og afgørende niveau for udviklingen af en bæredygtig forretning. Det handler både om indkøb, kundeservice, brugerdreven udvikling og innovation, hvor den bæredygtige virksomhed:

• Bidrager til velstand for dem, der har mest brug for det – ansætter fx handicappede eller arbejdsløse
• Udvikler i samarbejde med grønne interessenter – fx Verdensnaturfonden, Greenpeace eller Danmarks Naturfredningsforening
• Udvikler i samarbejde med – og til gavn for - sociale interessenter – fx IT til synshæmmede, information for ordblinde osv.
• Følger grøn indkøbspolitik – køber hos de grønne leverandører, køb de grønne mærker (reklamer, materialer, it og elektronik ...)
• Indfører bæredygtig indkøbspolitik – udarbejder en ”code of conduct”, som kommunikations-leverandørerne skal overholde
• Videndeler om, hvordan man kommunikerer grønt og bæredygtigt

Ved at sammentænke disse dimensioner bliver der sammenhæng i det man siger, og det man gør i virksomheden, samtidig med at der opstår nye ideer til projekter, samarbejder og produkter. Konkret har jeg udvalgt de 20 emner efter ISO 26000 (international CSR-standard), og inddelt dem i level 1 og level 2: Virksomheden starter sin indsats med at sætte nye standarder og selv leve op til dem, og siden går den over til at formidle den viden, den oparbejder, og samarbejde med interessenter om at udvikle, producere og levere grøn, etisk og økonomisk ansvarlig kommunikation.

Målet med at arbejde med disse temaer er at give værdiskabelse for virksomheden på følgende områder:

• Bæredygtig forretningsudvikling og innovation
• Forbedring af virksomhedens indsats for miljø, klima og social ansvarlighed
• Økonomiske besparelser
• Tidsbesparelser
• Flow i administration og produktion
• Sikring af etisk markedsføring
• Forbedring af medarbejdertilfredshed
• Intern opkvalificering i bæredygtighed
• Bedre kunderelationer
• Bedre leverandørrelationer
• Bedre omdømme

Alle disse resultater er naturligvis afhængige af en række faktorer, hvor ledelsens accept af en åben undersøgelse og dialog om forholdene er den allervigtigste forudsætning. Men involvering og opkvalificering af medarbejderne er også afgørende.

Læs mere på www.kommunikationsbutikken.dk

Tag Kommunikationsbutikkens bæredygtighedstest